作者：布莱恩·加纳

 

　　你的客户和同事没足够的时间、耐心地看完他们收到的每一封电子邮件。有些人一天收到几百封邮件。所以他们会先看可以很快处理好的邮件。他们可能永远找不到时间回复、或甚至阅读其余的信件。

 

　　那么你要如何吸引他们的注意？试试以下的做法：

 

　　1.按照标准规范书写，该大写就大写，该有标点符号就用标点符号。良好的写作是有惯例规范的，这对电子邮件来说可能象是在浪费时间。但是把事情做对，尤其是小事情，是很重要的。即使你们那一群人发邮件时不大写、不加标点符号，但你还是该这么做。违背书写语言的基本规范、仓促间写成的电子邮件，则会凸显出发件人的粗心草率。有些简写可能会造成混淆。一开始就把信息表达清楚所花的时间，比后来再解释你真正意思所花的时间还要少。

 

　　2.直接说重点（当然还是要有礼貌）。有所要求时，务必明说。不要一开始就过分恭维收件人，不过简短的问候可能有帮助（例如“很棒的访谈。谢谢寄给我看。可以帮我一个忙吗？”）清楚说明截止期限和收件人所需的其他细节，好让对方能准时完成这件事。

 

　　3.言简意赅──但不要过分简短。长篇大论的电子邮件令人厌烦且耗费精神。越是需要往下拉或滑动页面，他们越是不会仔细阅读你的信息。他们可能只是走马看花，漏掉重要的细节──或者完全跳过不看。所以你写的信息，要尽量让对方在一屏内读完。内容要有重点，遣词用字尽量精简。

 

　　删除无关紧要的枝节之后，务必要保留真正的信息。举例来说，如果要让对方知道项目的最新动态，你必须提供足够的背景信息，提醒对方整件事的来龙去脉。从他们的观点去写你的信息。他们不像你投入你的项目那么深入，而且他们也有其他许多事情要做。所以务必提醒他们，让他们想起上次你写信给他们时，情况是什么样子，然后说明在那之后发生了什么事。

 

　　4.说明发生了什么事，以及何时发生。公司爆发严重的争议时，律师通常会要求客户列出“相关事件时间表”，详细说明导致争议发生的那些最重要事件。这份文件帮助每个当事人更清楚地思考事情如何演变。写电子邮件时，设法运用类似的方法。这可帮助你整理思绪，把整件事说得井井有条。也就是说，故事如果有清楚的开头、中段和结尾，比起夹叙夹议，事实和意见胡乱穿插在一起，能更有效地维系收件人的兴趣。

 

　　5.加进精简但能充分说明目的的标题。按下“发送”键之前，请检查一下标题。如果标题很普通或空着不写，你的信息会淹没在收件人过度拥挤的收件夹中。如果你想请对方采取行动，就请在标题强调这一点。你的请求必须让对方容易看到，并且容易执行。

 

　　6.审慎选择抄送对象。列在抄送名单的人，必须要能立即明白为何自己会收到该邮件；不要想都不想就按下“回复所有人”。给你发邮件的人，可能在发送时就已经抄送太多人了，如果你回复给所有人，等于是再犯一次同样错误，不应收到邮件的人会更加气恼。不要轻易使用密件抄送，除非你相当确定有必要这么做。这会破坏你的名声，让人觉得你做事有欠思虑。